¿Por qué los hoteles necesitan una Centralita Virtual?

Centralita Virtual
David Martín
28 de abril de 2023
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La desconexión de las centrales de cobre ha generado que muchas empresas, incluyendo hoteles, tengan que buscar alternativas para su sistema de comunicaciones.

La telefonía IP se ha convertido en una opción cada vez más popular debido a sus múltiples ventajas.

En este artículo, te presentaremos las principales razones por las cuales los hoteles deberían considerar cambiar a una centralita telefónica virtual con telefonía IP. Y así, poder garantizar un servicio de calidad a sus huéspedes, a la vez que reducen gastos y mejoran su sistema de comunicaciones.

Índice:

Por qué necesita un hotel una Centralita Virtual
Ventajas de contar en un hotel con la Telefonía IP
Cómo un hotel puede sacarle el mayor partido a la Telefonía IP
Adquiere un número virtual y asócialo a WhatsApp Business
Lo que netelip ofrece a los hoteles

Por qué necesita un hotel una Centralita Virtual

Si trabajas en el sector hotelero, habrás podido percibir los cambios y los retos constantes a los que se enfrenta este sector. Estar al día en telecomunicaciones y eficiencia es vital para el devenir del establecimiento y su plantilla.

Existen varios motivos por los que un hotel debería adoptar soluciones de telefonía IP, con una Centralita Virtual como la herramienta estrella. Veamos algunos de esos motivos, en los que también entraremos más en detalle a lo largo del artículo.

Ahorro en costes y tiempo

La más obvia, pero no por ello menos importante. La desaparición de infraestructura física posibilita la reducción en costes, puesto que el mantenimiento será bastante inferior con una Centralita Virtual.

A ello hay que sumarle la fácil y rápida implementación de los sistemas de telefonía IP, prácticamente en minutos. Sin olvidar la gran ventaja que conlleva en cuanto a escalabilidad. Ya que los sistemas son totalmente adaptables al flujo de llamadas e interacciones que se reciba en cada momento.

Esto es muy útil en un sector que funciona con temporadas muy desiguales. Con una Centralita Virtual puedes ajustar los parámetros que necesites para la temporada alta o baja del hotel en cuestión de minutos. De esta manera no requerirás de una gran infraestructura física que puede quedar sobredimensionada en temporada baja.

Además, a día de hoy tiene poco sentido pagar tarificadores, ya que prácticamente no se hacen llamadas desde las habitaciones. Un sistema como el que ofrecemos en netelip, permite bloquear las llamadas salientes de algunas extensiones o permitir las llamadas que se deseen. Ya sean internas, a extensiones de servicio, a números nacionales, entre otras. Lo que también repercute en el ahorro económico.

Mejora la atención al huésped

Estarás poniendo a disposición de tus huéspedes varios canales de comunicación, aparte del telefónico, con una serie de mejoras sustanciales a la hora de hacer reservas o alguna gestión. Veremos más adelante cómo poner de tu parte el contar con telefonía IP en un hotel, y así mejorar la experiencia del cliente.

Mejora la infraestructura de la comunicación

Con la telefonía IP, un hotel estará dando pasos hacia la modernización de sus comunicaciones. Esto beneficia a varias partes, huéspedes, empleados, así como profesionales varios del sector de la hostelería que trabajen con tu establecimiento.

Hay una serie de herramientas que contribuirán a la mejora de las telecomunicaciones de un hotel y que veremos también en este artículo.

Cumples con la legalidad

Si bien en la actualidad los teléfonos de las habitaciones no son tan usados como antaño, en parte por el gran uso que se hace de los teléfonos móviles, su presencia sigue siendo obligatoria por ley.

La regulación exige que los hoteles cuenten con al menos una o dos extensiones telefónicas por habitación. Con la telefonía IP, los hoteles pueden cumplir con esta regulación sin tener que hacer grandes inversiones en infraestructura de telecomunicaciones.

El número de terminales telefónicos por habitación que exige la ley, está sujeto a la cantidad de estrellas del establecimiento, por lo que siempre en conveniente comprobar en qué estado se encuentran las leyes al respecto en la actualidad.

Artículo relacionado: Centralita Virtual & Centralita Física: ¿Cuál necesita tu empresa?

Ventajas de contar en un hotel con la Telefonía IP

Antes de ver cómo aprovechar al máximo de forma práctica el contar con la telefonía IP y una Centralita Virtual, veamos qué ventajas conlleva instalar ambas soluciones en el día a día de un hotel.

Tecnología al servicio de la plantilla

En un establecimiento hotelero hay una variada selección de personal. Desde la recepción, a las camareras de piso, la cocina del restaurante, camareros o personal de mantenimiento.

Si bien cada uno tiene su tarea, la comunicación entre varios de estos equipos es vital para el buen funcionamiento de un hotel. Con la telefonía IP puedes dotar a toda la plantilla de facilidades para llevar a cabo su trabajo, con herramientas propias que veremos también este artículo.

Facilidades para los huéspedes

También pones a disposición de los huéspedes una serie de facilidades que harán su experiencia más satisfactoria. Desde el momento de la reserva, hasta la propia estancia en el hotel, puedes hacer más fácil la gestión de los servicios y el contacto con el personal del establecimiento. Para que los usuarios estén atendidos en todo momento como merecen.

Gran número de extensiones

Muy interesante es también la posibilidad de contar con extensiones fuera de las instalaciones del hotel. Podrás tener contacto siempre con gerencia, mantenimiento o el personal de limpieza.

Aunque estas personas estén en distintas ubicaciones, gracias al uso de, por ejemplo, un softphone, podrán estar en contacto siempre que sea necesario.

La telefonía IP permite tener extensiones telefónicas en cualquier lugar donde haya conexión a internet, lo que significa que los empleados pueden estar conectados en todo momento, incluso si están fuera de la red del hotel.

Llamadas simultáneas

Con la telefonía IP, los canales están incluidos en la numeración, por lo que también se puede manejar una gran cantidad de llamadas simultáneas. Lo que la convierte en una excelente opción para hoteles en temporada alta.

De esta manera, se pueden utilizar hasta 30 llamadas entrantes y 30 llamadas salientes al mismo tiempo. Lo que aumenta la eficiencia del personal de recepción y mejora la experiencia del cliente.

Esto puede marcar una gran diferencia en el negocio de un hotel, especialmente en épocas de alta demanda. Además, la telefonía IP también permite una fácil escalabilidad, lo que significa que el sistema puede crecer con el negocio a medida que se vaya necesitando.

Puntualizar que solamente en España y México se puede contar con hasta 30 canales de llamadas entrantes, ya que en el resto de países solo ofrecemos 2 canales.

Los beneficios de contar con un sistema IVR

Un sistema IVR ofrece respuesta de voz interactiva mediante el servicio telefónico. Gracias a una Centralita Virtual podrás establecer una serie de ajustes que te ayudarán a gestionar todas las comunicaciones del hotel.

Como, por ejemplo, establecer locuciones personalizadas o crear un menú de llamadas para que el huésped navegue por el mismo y pulse las opciones que desee en ese momento.

Artículo relacionado: Sistema IVR: mejora el flujo de llamadas en tu empresa

Otras ventajas de la Centralita Virtual

Con una Centralita Virtual también puedes grabar llamadas para su posterior análisis.

O establecer desvíos o enrutamientos de llamadas a donde sea necesario en cada momento, y de una manera muy rápida y cómoda.

También tienes la opción de realizar llamadas múltiples, lo que es muy útil cuando desde una línea tienes que gestionar varias llamadas a la vez. Como cuando hay que atender a reservas, requerimientos de los propios huéspedes o contactar proveedores.

Además, al tener todas las opciones de configuración en un solo panel, podrás comprobar todas las estadísticas de las llamadas y rastrear aquellas que sean necesarias.

No podemos olvidar las facilidades que ofrece una Centralita Virtual en cuanto a la movilidad de la línea, ya que cualquier extensión puede convertirse en móvil, lo que es muy útil para trabajadores que se encuentran fuera del establecimiento o viajando.

Sin necesidad de cable RJ45

Con la telefonía IP no es obligatorio tener cable de red RJ45 en las habitaciones. Simplemente, podrás utilizar gateways de extensiones analógicas, puesto que estos dispositivos transforman terminales analógicos RJ11 en teléfonos IP.

Sin embargo, no todos los proveedores de telefonía IP ofrecen estos gateways, por lo que te recomendamos ponerte en contacto con uno de nuestros expertos para verificar que no tendrás ningún problema a la hora de adoptar esta solución en tu establecimiento hotelero.

Y por supuesto, el CRM

Todas las ventajas que acabamos de señalar, pueden alcanzar un gran nivel de excelencia siempre que se use un CRM como solución central a las comunicaciones del hotel.

Los beneficios que ofrece el uso de un CRM son numerosos, pero destaquemos brevemente la excelente herramienta que es para la gestión de datos de clientes, la facilidad para simplificar y automatizar procesos o como ayuda para crear campañas de marketing.

Sin olvidar como facilita la cooperación entre diferentes departamentos, te permite recoger y analizar datos, y, sobre todo, si el hotel dispone de un call center, la identificación de llamada y cliente, entre otros.

Existen varios CRM adecuados a los diferentes sectores productivos. En el caso de los establecimientos hoteleros hay un gran número de ellos disponibles.

Artículo relacionado: Los 20 mejores CRM y cuál elegir según la actividad de tu empresa

Cómo un hotel puede sacarle el mayor partido a la Telefonía IP

Veamos ahora de forma práctica, y con algunos ejemplos, cómo puedes sacarle el mayor partido a la telefonía IP y la Centralita Virtual en un establecimiento hotelero.

Hotel y centro de negocios: gracias a la telefonía IP, podrás poner a disposición de tus huéspedes todas las facilidades para la realización de reuniones de negocios u otros eventos similares. Con la posibilidad de contar con videoconferencias de calidad. Lo que muchas empresas tendrán en cuenta a la hora de elegir tu hotel para dichos encuentros.
Terminales para la plantilla: equipa a los trabajadores de los diferentes departamentos con toda la tecnología necesaria para poder comunicarse. Como tablets, PDA o teléfonos móviles. Podrán registrar en todo momento las tareas que han completado o cuáles quedan pendientes, lo que es muy útil para la comunicación entre departamentos.
Una app o web multiservicio: puedes poner a disposición de los huéspedes una app o web donde podrán solicitar varios servicios de forma autónoma. Como el check-in o check-out, contratar excursiones, alquiler de vehículos, o cualquier otro servicio adicional disponible en el hotel.
Recepcionista virtual: configura el IVR de recepción para que el huésped no necesite esperar o ser atendido por alguien. Gracias a las opciones que ofrezcas en el menú podrá hacer la petición que desee y esta llegará al empleado que da el servicio. Por ejemplo, pedir un cambio de toallas.

Lo mismo pasaría con alguien que llame para hacer una reserva, ya que puede ser redirigido desde la recepción directamente al centro de llamadas que gestiona las reservas.

Fax en línea: también en el ámbito de los negocios, aquellos huéspedes que se alojen en el hotel pueden contar con la posibilidad de usar el fax online para enviar o recibir toda la documentación que necesiten. Esto eleva mucho la calidad de la experiencia del cliente.
Ofrece un número nacional: una opción interesante si el establecimiento tiene muchos visitantes extranjeros. La telefonía IP te permite establecer un número nacional en el país que desees. Así, por ejemplo, si un futuro huésped llama desde Alemania para hacer una reserva, podrá llamar a un número de su país, lo que le generará más confianza en el hotel.
IVR con varios idiomas: de igual forma, puedes establecer menús en diferentes idiomas, para que los clientes extranjeros puedan manejarse sin problemas y hacer las peticiones que necesiten.
Canales automatizados: también puedes poner a disposición de los huéspedes varios canales automatizados, como un WhatsApp de empresa, mensajería de SMS o un chatbot en la web del hotel. Así podrás mandar la información que sea necesaria y, por otra parte, estarás fomentando también el autoservicio, aligerando así la carga de trabajo de tu plantilla.
Servicio despertador: otra opción es facilitar mediante IVR la solicitud de un servicio de despertador. Así, el huésped podrá establecer de manera automática a qué hora desea ser llamado al día siguiente para despertarse.

Adquiere un número virtual y asócialo a WhatsApp Business

La mejor manera de gestionar WhatsApp Business es con un número virtual, ya que así puedes ofrecer servicio a tus clientes sin necesidad de dar tu número personal.

Para ello, accede a tu panel de cliente de netelip y sigue los pasos que te dejamos en este enlace para obtener tu número virtual.

Una vez lo hayas adquirido, desde las opciones de configuración de la propia aplicación de WhatsApp Business, elige la opción “Usar un número diferente”. Introduce tu nuevo número virtual y realiza la prueba de verificación de seguridad necesaria para completar el proceso.

Ahora ya dispones de un número exclusivo para tu hotel y para todas las acciones de atención al cliente o marketing que requieras hacer desde WhatsApp Business.

Pudiendo incluso utilizar en una sola aplicación y móvil tanto tu número personal como el profesional.

Lo que netelip ofrece a los hoteles

Ofrecemos la implantación de servicios de telefonía IP de manera rápida, facilitando su uso de forma practicamente inmediata. A las ventajas ya mencionadas en el ahorro en costos y tiempo, se le une la posibilidad de contar con una estructura totalmente escalable y que no requiere del mantenimiento de una centralita física.

Pero, además, ofrecemos nuestro producto estrella, la Centralita Virtual. Con ella podrás poner en práctica todos los consejos que hemos redactado en este artículo, y disfrutar de las ventajas y beneficios que te ofrece.

Como la posibilidad de contar con un IVR, hacer desvíos y transferencias de llamadas o elegir una estrategia de cola de llamadas. Entre otras muchas opciones que harán de la Centralita Virtual el recepcionista ideal para tu establecimiento hotelero.

Sin olvidarnos de la Centralita Virtual Issabel, la cual ya viene con un módulo para call center. Lo que te permite recoger todo tipo de reportes estadísticos en cuanto a llamadas y al rendimiento de los agentes.

Cualquier hotel que quiera ofrecer un servicio de calidad y tener sus telecomunicaciones al día, debería valorar la idea de pasarse a la telefonía IP y todas las ventajas que conlleva el uso de una Centralita Virtual. Tanto tus empleados, como tus huéspedes, lo agradecerán.

¿Quieres saber más sobre cómo implementar la telefonía IP en un hotel?

¡Elige AQUÍ la hora y te llamamos!

*En Netelip, nos esforzamos por ofrecerte las mejores soluciones para tu comunicación empresarial, incluyendo la posibilidad de obtener un número virtual dedicado exclusivamente a WhatsApp Business.

Sin embargo, es importante destacar que, debido a restricciones implementadas por WhatsApp, no podemos garantizar la integración de algunos números con WhatsApp Business. Esta situación está fuera de nuestro control, ya que WhatsApp es una herramienta externa y sus políticas están sujetas a cambios.

Por lo tanto, aunque trabajamos diligentemente para facilitar esta integración, es posible que algunos números no sean aceptados por WhatsApp Business. En caso de que experimentes dificultades con la integración de tu número, te recomendamos que te pongas en contacto con nuestro equipo de soporte para recibir asistencia.

Lamentamos cualquier inconveniente que esto pueda causar y agradecemos tu comprensión.