¿Qué es una Centralita Virtual?

Una Centralita Virtual es un sistema telefónico que opera a través de internet en lugar de utilizar hardware físico. Este tipo de centralita aprovecha servidores remotos para gestionar las llamadas, lo que permite a las empresas manejar sus comunicaciones de manera más eficiente y flexible.

A diferencia de las centralitas físicas tradicionales, que requieren equipos y cables específicos instalados en las oficinas, la Centralita Virtual funciona mediante dispositivos conectados a internet, como teléfonos IP, softphones y aplicaciones móviles. Esto significa que los empleados pueden acceder a las funciones de la centralita desde cualquier lugar con conexión a internet, facilitando el trabajo remoto y la movilidad empresarial.

Así puede una Centralita Virtual ayudar a tu empresa

Veamos a continuación las situaciones más comunes a las que se enfrentan todas las empresas que valoran la implantación de una Centralita Virtual.

Me gustaría implantar un sistema telefónico que funcione, no me puedo permitir el lujo de probar algo que no sé si va a funcionar bien

La instalación y puesta en marcha de una Centralita Virtual toma apenas unas horas y no se sufren en ningún momento cortes en el servicio al cambiar de proveedor. El proceso es fácil y cómodo, los agentes se adaptarán rápidamente a los nuevos procesos y, por supuesto, los clientes no se verán influidos negativamente durante la transición.

Además, el equipo de netelip se encarga de toda la instalación y puesta en marcha. Por lo que la preocupación por estar perdiendo el tiempo probando un sistema nuevo o la frustración por la instalación están fuera de la ecuación.

Quiero reducir los costes operativos de las comunicaciones de mi empresa

En primer lugar, se destaca la reducción de costes que conlleva la Centralita Virtual, ya que elimina la necesidad de invertir en equipos de telecomunicaciones costosos y su mantenimiento. Además, las tarifas de llamadas, especialmente las internacionales, suelen ser mucho más bajas. En resumidas cuentas, pagas exclusivamente por lo que usas, sin costes ocultos.

La escalabilidad es otra ventaja importante, permitiendo a las empresas agregar o eliminar líneas telefónicas según sus necesidades sin complicaciones ni gastos adicionales. Esto es especialmente útil para empresas en crecimiento o aquellas que experimentan picos de trabajo en ciertos periodos del año. Sin olvidar la gran ventaja que supone conectar diferentes sedes o puestos de trabajo que están fuera de la oficina.

Pierdo muchas llamadas de clientes que me intentan contactar

Por otra parte, la Centralita Virtual garantiza una gestión eficaz de las llamadas, evitando así la pérdida de las mismas por motivos como esperas prolongadas o llamadas en colas erróneas.

La creación de colas de llamadas, menús IVR, locuciones y música de espera, garantizan que los clientes sean dirigidos a la extensión correcta. Esto agiliza los tiempos de espera y ayuda a que los clientes no se sientan desatendidos y decidan colgar la llamada. Por lo que la reducción de llamadas y clientes perdidos está asegurada.

Necesito automatizar los procesos y tareas diarias con un tecnología que esté al día

La Centralita Virtual también ofrece una variedad de funciones avanzadas, como la grabación y transferencia de llamadas, la configuración de franjas horarias, la gestión de extensiones y la integración con herramientas empresariales como los CRM.

La automatización de procesos ofrece además una gran mejora en la eficiencia operativa durante los diversos procesos comunicativos, elevando significativamente la calidad del servicio al cliente y ofreciendo una imagen mucho más profesional.

Mi empresa cuenta con varias sedes internacionales, necesito un sistema que sea capaz de trabajar a nivel mundial

Con la Centralita Virtual puedes adquirir las numeraciones del país o ciudad que necesites. Tus agentes podrán trabajar desde cualquier parte del mundo y tus clientes podrán contactarte pagando su tarifa local.

La gestión centralizada hace muy fácil las comunicaciones, pudiendo recibir llamadas desde múltiples dispositivos, como teléfono móvil, dispositivo SIP e incluso ordenador. De esta manera podrás llevarte la extensión que quieras allá donde vayas y seguir trabajando sin problemas.

Conoce otra de las ventajas de contar con una Centralita Virtual en nuestro blog: Cómo mejorar las comunicaciones de tu empresa: evita las llamadas perdidas

Centralita Virtual vs. Centralita física

En comparación con las centralitas físicas tradicionales, la Centralita Virtual presenta varias diferencias clave.

En primer lugar, las centralitas tradicionales requieren una infraestructura de hardware específica, lo que implica una inversión inicial considerable y costos de mantenimiento continuos. Además, su capacidad de expansión es limitada y suele requerir actualizaciones de hardware para añadir nuevas líneas o funciones.

Por otro lado, la Centralita Virtual, al estar basadas en la nube, no tienen estas limitaciones físicas y pueden adaptarse rápidamente a las necesidades cambiantes de la empresa. También ofrecen una mayor resiliencia, ya que los proveedores de servicios suelen tener sistemas de respaldo en caso de fallos, garantizando una mayor continuidad del servicio.

Descubre más sobre las diferencias entre ambos tipos de centralita en nuestro blog: Centralita Virtual & Centralita Física: ¿Cuál necesita tu empresa?

¿Cómo se activa la Centralita Virtual?

Para activar la Centralita Virtual, primero debes registrarte en netelip si aún no lo has hecho. Puedes hacerlo completando el formulario de registro en nuestro sitio web, botón “Crear cuenta”.

Te mostramos ahora cómo activar la Centralita Virtual en unos sencillos pasos:

1. Una vez registrado, inicia sesión en tu cuenta desde el panel privado de cliente.
2. Desde la Pantalla de Administración, navega al menú vertical izquierdo y elige “Servicios”.
3. Selecciona a continuación la opción de “Centralita Virtual”. Aquí encontrarás un interruptor que debes cambiar a “ON” para activar el servicio.

¿Cómo se activan los servicios?

Veamos ahora cómo se activan cada uno de los servicios de la Centralita Virtual.

Grabación de llamadas

Te explicamos ahora cómo dar de alta el servicio de grabación de llamadas, ya que es muy importante durante el proceso de activación de la Centralita Virtual.

1. Desde la Pantalla de Administración, nos dirigimos a la columna vertical izquierda y hacemos clic en “Servicios”.
2. A continuación, en el apartado de Cloud computing, seleccionamos la opción “Centralita Virtual”.
3. Una vez dentro, hacemos clic en el botón “Administrar”.
4. Ahora, en la columna del servicio de la Centralita Virtual, haremos clic en “Añadir servicios”.
5. Marcamos la casilla “Grabación de llamadas”.
6. Para terminar de contratar el servicio, hacemos clic en “Siguiente”, después en “Confirmar”, y elegimos el método de pago deseado. Hacemos clic en “Aceptar” para confirmar el pago.

Ahora que ya tenemos el servicio de Grabación de llamadas contratado, vamos a activarlo.

Primero lo activaremos para llamadas entrantes.

1. Clicamos de nuevo en la pestaña de Configuración y elegimos el servicio de la “Centralita Virtual”. A continuación, clicamos en “Numeración” en la columna vertical izquierda.
2. Elegimos la numeración cuyas llamadas entrantes queremos grabar clicando en “Editar”. Y activamos la casilla de “Grabación de llamadas entrantes”.

Ahora activemos la grabación de llamadas salientes.

1. Desde la pantalla de configuración de la Centralita Virtual, clicamos en “Extensiones”, en el menú vertical izquierdo.
2. Elegimos la extensión desde la que queremos grabar las llamadas salientes clicando en “Editar” y elegimos la pestaña “Grabación de llamadas”. Y marcamos sí en la opción “Grabación de llamadas” para finalizar.

Recuerda que esta operación habrá que repetirla con una cada una de las extensiones en las que quieras activar la grabación de llamadas.

Más información en el Centro de ayuda: Adquirir el servicio de Grabación de llamadas

Extensiones

Una vez activada la Centralita Virtual, puedes comenzar a configurar las extensiones que necesites. Desde netelip te ofrecemos una prueba gratuita de 30 días que incluye hasta 10 extensiones, lo que te permite probar todas las funcionalidades sin coste alguno.

Para renovar o adquirir más extensiones sigue estos pasos:

1. Desde la Pantalla de Administración, nos dirigimos a la columna vertical izquierda y hacemos clic en “Servicios”.
2. A continuación, en el apartado de Cloud computing, seleccionamos la opción “Centralita Virtual”.
3. Una vez dentro, hacemos clic en el botón “Administrar”.
4. Ahora, en la columna del servicio de la Centralita Virtual, haremos clic en “Añadir servicios”.
5. Marcamos la casilla “Extensiones” y elegimos la cantidad de las mismas que queramos.
6. Para terminar de contratar el servicio, hacemos clic en “Siguiente”, después en “Confirmar”, y elegimos el método de pago deseado. Hacemos clic en “Aceptar” para confirmar el pago.

Recuerda que puedes configurar las extensiones según tus necesidades, asignando nombres, activando buzones de voz, y estableciendo desvíos de llamadas. También puedes configurar colas de llamadas, franjas horarias, filtros de llamada, locuciones y música de espera.

Más información en el Centro de ayuda: ¿Cómo configurar las extensiones?

Artículo relacionado: Mejora la comunicación de tu empresa con las extensiones virtuales

Integraciones

Las integraciones nativas con la Centralita Virtual de netelip están pensadas para mejorar la eficiencia y la calidad de las comunicaciones empresariales. La integración con sistemas CRM facilita la gestión de las relaciones con los clientes al centralizar la información y las interacciones en una sola plataforma. Esto permite a las empresas tener una visión completa de cada cliente, mejorando así la personalización y la eficiencia en la atención. Es la herramienta indispensable para trabajar con nuestra Centralita Virtual.

Te contamos cómo adquirir el servicio de Integraciones en unos sencillos pasos:

1. Desde la Pantalla de Administración, nos dirigimos a la columna vertical izquierda y hacemos clic en “Servicios”.
2. A continuación, en el apartado de Cloud computing, seleccionamos la opción “Centralita Virtual”.
3. Una vez dentro, hacemos clic en el botón “Administrar”.
4. Ahora, en la columna del servicio de la Centralita Virtual, haremos clic en “Añadir servicios”.
5. Marcamos la casilla “Integraciones”.
6. Para terminar de contratar el servicio, hacemos clic en “Siguiente”, después en “Confirmar”, y elegimos el método de pago deseado. Hacemos clic en “Aceptar” para confirmar el pago.

Más información en el Centro de ayuda: La integración de CRMs y herramientas de terceros con la Telefonía Ip de netelip

Artículo relacionado: Los 20 mejores CRM y cuál elegir según la actividad de tu empresa

API DTMF

El servicio de API DTMF permite a las empresas integrar sus sistemas de telefonía con otras aplicaciones y servicios, facilitando la automatización de procesos y la creación de soluciones personalizadas que se adapten a las necesidades específicas de cada negocio.

Te mostramos cómo activarlo en unos sencillos pasos.

1. Desde la Pantalla de Administración, nos dirigimos a la columna vertical izquierda y hacemos clic en “Servicios”.
2. A continuación, en el apartado de Cloud computing, seleccionamos la opción “Centralita Virtual”.
3. Una vez dentro, hacemos clic en el botón “Administrar”.
4. Ahora, en la columna del servicio de la Centralita Virtual, haremos clic en “Añadir servicios”.
5. Marcamos la casilla de “API DTMF” y elegimos la cantidad de las mismas que queramos.
6. Para terminar de contratar el servicio, hacemos clic en “Siguiente”, después en “Confirmar”, y elegimos el método de pago deseado. Hacemos clic en “Aceptar” para confirmar el pago.

Más información en el Centro de ayuda: ¿Cómo funciona la API DTMF?

Artículo del blog relacionado: Todo sobre las APIs y por qué trabajar con ellas

Inteligencia Artificial

En el ámbito de la inteligencia artificial, netelip ha desarrollado herramientas avanzadas que incluyen la transcripción de llamadas y el análisis del sentimiento de las mismas.

La transcripción de llamadas convierte automáticamente las conversaciones telefónicas en texto, lo que facilita la revisión y el análisis de cada llamada. Esto permite a los equipos encontrar rápidamente detalles importantes sin necesidad de escuchar grabaciones largas, utilizar el texto transcrito para comprender mejor a los clientes e identificar áreas de mejora en la comunicación y resolución de problemas. Además, se pueden crear alertas automáticas por palabras clave para una intervención rápida por parte de los supervisores.

El análisis del sentimiento de llamada utiliza técnicas de procesamiento de lenguaje natural y aprendizaje automático para analizar palabras y frases clave, generando alertas cuando una transcripción tiene un sentimiento negativo. Esto permite a los supervisores intervenir de manera proactiva antes de que los problemas escalen, garantizando una respuesta rápida y mejorando la satisfacción del cliente.

Recuerda que debes tener activado el servicio de grabación de llamadas para poder usar la Inteligencia Artificial de netelip

Te contamos a continuación cómo activar estos servicios en unos sencillos pasos:

1. Desde la Pantalla de Administración, nos dirigimos a la columna vertical izquierda y hacemos clic en “Servicios”.
2. A continuación, en el apartado de Cloud computing, seleccionamos la opción “Centralita Virtual”.
3. Una vez dentro, hacemos clic en el botón “Administrar”.
4. Ahora, en la columna del servicio de la Centralita Virtual, haremos clic en “Añadir servicios”.
5. Marcamos las casillas “Transcripción de llamadas” y “Sentimiento de llamada”. Aunque también puedes adquirir solamente uno de los servicios si lo deseas. Y elegimos la cantidad de minutos que queramos obtener para cada servicio.
6. Para terminar de contratar el servicio, hacemos clic en “Siguiente”, después en “Confirmar”, y elegimos el método de pago deseado. Hacemos clic en “Aceptar” para confirmar el pago.

Más información en el Centro de ayuda: Inteligencia Artificial: Análisis de conversaciones

Artículo relacionado: ¡No te quedes atrás! Optimiza el control de calidad de llamadas con la Inteligencia Artificial

¿Cómo se renuevan o se dan de baja los servicios?

Para renovar los servicios que tienes activados en tu Centralita Virtual, dirígete desde la Pantalla de Administración a la opción “Renovar servicios”, en el menú vertical izquierdo. Elige el servicio y la cantidad de meses que deseas renovarlo y procede con el pago para finalizar.

Si por el contrario, deseas dar de baja un servicio, puedes hacerlo desde “Servicios”, en la columna vertical izquierda. Elige el servicio de la Centralita Virtual y una vez dentro clicamos en “Administrar”. Desde donde puedes hacer clic en el botón rojo “Dar de baja”.

Recuerda que un servicio también se da de baja automáticamente si al finalizar el periodo contratado no procedes a la renovación del mismo.

Más información en el Centro de ayuda: ¿Cómo puedo renovar los servicios?

Conoce más acerca de cómo dar de baja y renovar servicios en el siguiente tutorial de nuestro canal de YouTube: