La importancia de contar con la Centralita Virtual de netelip en tu empresa

Contar con la Centralita Virtual de netelip en tu empresa es crucial para mejorar la eficiencia y profesionalidad de tus comunicaciones. Este sistema permite gestionar llamadas de manera más efectiva, ofreciendo funcionalidades avanzadas como la configuración de mensajes de espera, la restricción de números y la estrategia de colas. Además, al ser una solución basada en la nube, elimina la necesidad de instalaciones físicas y mantenimiento técnico, lo que se traduce en un ahorro significativo de costos.

La Centralita Virtual de netelip también contribuye a proyectar una imagen más profesional de tu empresa. Con opciones como locuciones profesionales y música en espera, puedes mejorar la experiencia del cliente desde el primer contacto telefónico. Por otra parte, la capacidad de conectar múltiples oficinas y sucursales bajo un mismo sistema de comunicación unificado aumenta la competitividad y productividad empresarial. En resumen, esta herramienta no solo optimiza la atención al cliente, sino que también impulsa el crecimiento y la eficiencia operativa de tu negocio.

Veamos a continuación una serie de casos de uso en los que seguramente tu empresa u organización encaje. Para que puedas así comprobar cómo la Centralita Virtual de netelip puede adaptarse a todas las necesidades, sin importar la circunstancia y el momento.

1. Empresa con distintos empleados por turnos de horario

En este caso tomaremos como ejemplo una clínica dental que cuenta con un equipo de 20 empleados, incluyendo dentistas, higienistas, recepcionistas y personal administrativo. La clínica opera en turnos de mañana y tarde para ofrecer flexibilidad a sus pacientes y maximizar la utilización de sus instalaciones. Uno de los principales desafíos que enfrenta la clínica es la gestión eficiente de las comunicaciones tanto internas como externas, asegurando que las llamadas de los pacientes sean atendidas de manera oportuna y profesional, sin importar el turno de trabajo.

Para abordar este desafío, la clínica decidió implementar la Centralita Virtual de netelip. Esta solución ha transformado la manera en que la clínica maneja sus comunicaciones, ya que ha permitido a esta empresa gestionar las llamadas de manera eficiente, reduciendo el tiempo de espera y mejorando la satisfacción del paciente. La flexibilidad de poder recibir y realizar llamadas desde cualquier dispositivo es especialmente útil para el personal que trabaja en diferentes turnos. Además, la posibilidad de configurar mensajes personalizados y opciones de menú mejora la imagen profesional de la clínica. Esta herramienta no solo optimiza las comunicaciones, sino que también impulsa el crecimiento y la eficiencia operativa de la empresa, mejorando la experiencia del paciente y la coordinación interna del equipo.

La Centralita Virtual de netelip también facilita la comunicación interna. Por ejemplo, el personal administrativo necesita coordinarse con los dentistas para actualizar el inventario de suministros. Utilizando las extensiones internas, el personal puede realizar llamadas rápidas y gratuitas entre ellos, facilitando la comunicación y coordinación sin necesidad de desplazarse físicamente. Esto no solo ahorra tiempo, sino que también mejora la eficiencia operativa de la clínica.

Ejemplo práctico:

Cuando un paciente llama fuera del horario de atención para solicitar una cita, la Centralita Virtual permite configurar un mensaje de bienvenida y opciones de menú. El paciente escucha una locución que le indica que marque “1” para dejar un mensaje de voz con su solicitud de cita. Al día siguiente, la recepcionista del turno de mañana recibe una notificación y puede gestionar la cita de inmediato, asegurando que ninguna solicitud quede sin atender.

Además, durante el turno de tarde, si un paciente llama con una emergencia dental y necesita hablar con un dentista de inmediato, la recepcionista puede transferir la llamada directamente al móvil del dentista de guardia utilizando la funcionalidad de transferencia de llamadas de la Centralita Virtual. Esto asegura que el paciente reciba atención inmediata sin importar la ubicación del dentista, mejorando significativamente la capacidad de respuesta de la clínica en situaciones críticas.

• Más información en el Centro de ayuda: Locuciones y música.
• Conoce más en el blog de netelip: Esperas que enamoran: Así es como se crean las mejores locuciones profesionales.

2. Empresa con distintas sedes dentro o fuera de España

En este caso de uso tomaremos como ejemplo una empresa de consultoría empresarial con oficinas en Madrid, Lisboa y Ciudad de México. La compañía se enfrenta al desafío de coordinar equipos en diferentes zonas horarias y mantener una comunicación fluida tanto interna como externamente. Además, necesitan una solución que permita a sus consultores trabajar desde cualquier lugar, ya sea en la oficina, en casa o en las instalaciones del cliente. Para abordar estos retos, la empresa consultora ha implementado la Centralita Virtual de netelip, una herramienta que ha transformado su manera de comunicarse y operar.

Cada empleado tiene una extensión única que puede usar desde cualquier dispositivo, ya sea un ordenador, móvil o tablet. Esto permite que los consultores puedan recibir y realizar llamadas usando el número de la oficina, independientemente de su ubicación física. Esta flexibilidad es crucial para una empresa con sedes en diferentes países, ya que asegura que siempre estén disponibles para sus clientes y colegas.

La Centralita Virtual incluye una recepcionista automática que dirige las llamadas entrantes al departamento o persona adecuada según las opciones seleccionadas por el cliente. Esto reduce el tiempo de espera y mejora la experiencia del cliente, ya que las llamadas son atendidas de manera más eficiente. Además, las llamadas entrantes se organizan en colas según la prioridad y el departamento, lo que asegura que las llamadas importantes sean atendidas primero y que ningún cliente quede sin respuesta.

Ejemplo práctico:

Un cliente importante en México necesita una consulta urgente sobre un proyecto en curso. El consultor asignado está en una reunión en Lisboa y no puede atender la llamada inmediatamente. La llamada del cliente es recibida por la recepcionista virtual de netelip, que ofrece opciones para ser dirigido al departamento de proyectos. La llamada es redirigida automáticamente a la extensión del consultor en Lisboa. Sin embargo, como el consultor está en una reunión, la llamada se transfiere a la cola de llamadas del departamento. Otro consultor en Madrid, que está disponible, recibe una notificación de la llamada en cola y la atiende desde su dispositivo móvil, asegurando que el cliente reciba la atención necesaria sin demora. La llamada es grabada y almacenada para que el consultor original pueda revisarla más tarde y hacer un seguimiento adecuado con el cliente.

• Más información en el Centro de ayuda: ¿Cómo crear colas de llamadas?
• Conoce más en el blog de netelip: ¿Cómo gestionar las colas de llamadas de manera eficaz en tu empresa?

3. Empresa con sede en España pero con oficinas en otros países

En este caso de uso veremos como ejemplo una empresa de consultoría y asesoría empresarial con sede en Madrid, España, y oficinas en Nueva York, Londres y Tokio. La empresa se especializa en ofrecer servicios de asesoría estratégica, financiera y tecnológica a empresas de diversos sectores. Con una presencia global, esta consultora enfrenta desafíos significativos en la coordinación de sus operaciones internacionales, la atención al cliente en múltiples idiomas y la necesidad de flexibilidad y movilidad para sus empleados.

Para abordar estos desafíos, se ha implementado la Centralita Virtual de netelip, para así unificar las comunicaciones de la empresa y mejorar la eficiencia operativa. La Centralita Virtual permite tener números locales en cada país donde tiene oficinas, lo que facilita la comunicación con clientes locales y elimina los costos de llamadas internacionales. Además, cada empleado cuenta con una extensión virtual que puede usar desde cualquier dispositivo, ya sea un smartphone, una tablet o un ordenador, lo que permite una movilidad total y asegura que los empleados puedan trabajar desde cualquier lugar sin perder la conectividad.

Ejemplo práctico:

Un cliente en Nueva York necesita una consulta urgente sobre una estrategia financiera. El cliente llama al número local de Nueva York proporcionado a la empresa consultora por netelip. La llamada es recibida por el sistema de respuesta interactiva, o IVR, que ofrece opciones en inglés y español. El cliente selecciona la opción en su teclado numérico que corresponde con “asesoría financiera” y la llamada es dirigida automáticamente a la extensión del consultor financiero en Madrid, quien está trabajando desde casa. El consultor recibe la llamada en su smartphone a través de la aplicación móvil de netelip y proporciona la asesoría necesaria al cliente. Mejorando así significativamente la atención al cliente y ofreciendo una respuesta rápida y eficiente a las consultas sin importar la ubicación del cliente.

• Más información en el Centro de ayuda: ¿Cómo configurar un IVR?
• Conoce más en el blog de netelip: Sistema IVR: mejora el flujo de llamadas en tu empresa.

4. Empresa con varias actividades o con diferentes nombres comerciales

En este caso de uso veremos como ejemplo una empresa que se dedica a ofrecer servicios médicos y de bienestar bajo diferentes nombres comerciales: “Salud Integral Médica”, “Bienestar Integral” y “Fisioterapia Integral”. Cada una de estas divisiones se especializa en un área distinta, pero todas forman parte de la misma empresa matriz.

La clínica se enfrenta al desafío de gestionar las llamadas entrantes de manera centralizada, redirigiéndolas a las distintas divisiones según la necesidad del cliente. Además, necesitan mantener una comunicación interna fluida entre los diferentes departamentos y sucursales para asegurar una coordinación eficiente.

Para resolver estos desafíos, la clínica decide implementar la Centralita Virtual de netelip. Esta solución permite configurar un número principal para la clínica, de modo que cuando los clientes llaman, escuchan un mensaje de bienvenida que les ofrece opciones para ser redirigidos a la división correspondiente.

Por ejemplo, el mensaje podría decir: “Para consultas médicas, marque 1. Para servicios de bienestar, marque 2. Para fisioterapia, marque 3.” De esta manera, las llamadas se desvían automáticamente a la extensión correspondiente según la opción seleccionada por el cliente. Si un cliente marca 1, la llamada se redirige a “Salud Integral Médica”, donde un recepcionista puede atender la consulta.

Ejemplo práctico:

Veamos como también la Centralita Virtual permite mejorar las comunicaciones internas en una empresa con varios nombres o que se dedica a varias actividades. De este modo, la Centralita Virtual permite asignar extensiones internas a cada departamento y sucursal, facilitando que los empleados se comuniquen fácilmente entre sí sin necesidad de marcar números externos. Esto es especialmente útil para la coordinación interna, ya que un médico de “Salud Integral Médica” puede necesitar consultar con un colega de “Bienestar Integral” sobre un tratamiento complementario. Utilizando la extensión interna asignada, el médico puede comunicarse directamente con el departamento de bienestar, agilizando la coordinación del tratamiento del paciente.

• Más información en el Centro de ayuda: ¿Cómo configurar las extensiones?
• Conoce más en el blog de netelip: Mejora la comunicación interna de tu empresa con las extensiones virtuales.